Anwendungsfall
Stammdaten automatisiert abgleichen und pflegen
Stammdatenfehler zeigen sich immer verspätet: bei der falschen Lieferadresse, der veralteten Kondition, dem doppelten Datensatz. Der Aufwand dahinter taucht in keiner Statistik auf.
Ausgangssituation
Kunden-, Artikel- oder Lieferantenstammdaten existieren in mehreren Systemen parallel – im ERP, im Versand, in Tabellen einzelner Abteilungen.
Änderungen werden an einer Stelle gepflegt und an anderen vergessen. Zusätzlich kommen Preis- und Bestandslisten von Lieferanten in unterschiedlichsten Strukturen herein.
Der typische manuelle Ablauf
- Listen und Exporte aus den beteiligten Systemen zusammentragen
- Spalten, Einheiten und Bezeichnungen von Hand angleichen
- Abweichungen und Dubletten per Sichtprüfung suchen
- Korrekturen in jedem System einzeln nachziehen
Wo dabei Zeit und Geld verloren gehen
Unbekannter Pflegeaufwand
Die laufende Nacharbeit ist real, wird aber nirgends erfasst. Niemand kann beziffern, wie viel Zeit dafür draufgeht.
Fehler mit Folgekosten
Veraltete Adressen und Konditionen führen zu Fehllieferungen, falschen Rechnungen und Gutschriften.
Doppelte Datensätze
Dubletten verfälschen Auswertungen und erschweren jede Analyse.
Format-Wildwuchs bei Lieferanten
Jede Liste kommt anders. Die Vereinheitlichung beginnt bei jeder Aktualisierung von vorn.
So sieht der automatisierte Ablauf aus
- Die App prüft die Datenbestände regelmäßig gegeneinander und meldet Abweichungen und Dubletten, statt sie stillschweigend zu übernehmen.
- Lieferantenlisten werden über hinterlegte Zuordnungsregeln je Lieferant in eine einheitliche Struktur überführt.
- Pflegeänderungen laufen über einen definierten Weg und werden an die beteiligten Systeme verteilt.
- Datenqualität wird messbar: Sie sehen, wie viele Abweichungen es gibt und ob die Zahl sinkt.
Mögliche Anbindungen
- Verarbeitung von Exporten aus ERP, Warenwirtschaft oder Versandsystem
- Einlesen von Lieferantenlisten in beliebigen Tabellenformaten
- Ausgabe von Korrekturlisten oder importfertigen Dateien je Zielsystem
Typische Einsatzmöglichkeiten
- Betriebe mit mehreren Systemen, die dieselben Stammdaten führen
- Einkauf mit vielen Lieferanten und regelmäßigen Preislisten
- Unternehmen, die vor einer Systemumstellung ihre Datenqualität klären müssen
Vorgehen mit Apptimieren
Vier Schritte, zwei bis drei Termine bei Ihnen. Der Festpreis steht vor Entwicklungsbeginn fest.
- Erstgespräch – Sie beschreiben den Ablauf, wir sagen Ihnen, ob sich eine App dafür rechnet.
- Prozessaufnahme – wir sprechen mit den Personen, die den Ablauf heute machen.
- Entwicklung – nach der Hälfte der Zeit sehen Sie einen ersten lauffähigen Stand.
- Übergabe – kurze Einweisung, Dokumentation und Rechte am Ergebnis.
Häufige Fragen
Können wir damit eine Systemmigration vorbereiten?
Ja, das ist ein häufiger Anlass. Vor einer Migration ist eine belastbare Aussage zur Datenqualität wertvoller als jede Schätzung.
Korrigiert die App die Daten selbstständig?
Nur dort, wo Sie das ausdrücklich freigeben und die Regel eindeutig ist. Alles andere wird gemeldet und von einem Menschen entschieden.
Wie oft läuft der Abgleich?
Nach Ihrem Rhythmus – täglich, wöchentlich oder auf Anforderung. Das legen wir bei der Prozessaufnahme fest.