Anwendungsfall
Eingangsrechnungen automatisiert vorbereiten und prüfen
Rechnungen erreichen Unternehmen auf allen Wegen gleichzeitig. Bis sie geprüft, zugeordnet und freigegeben sind, vergehen Tage – und mit ihnen Skontofristen.
Ausgangssituation
Eingangsrechnungen kommen per Post, als PDF-Anhang und über Lieferantenportale. Sie werden gesichtet, mit Bestellungen abgeglichen und zur sachlichen Prüfung an die Fachabteilung weitergeleitet.
Der Bearbeitungsstand einer einzelnen Rechnung ist ohne Nachfrage meist nicht bekannt.
Der typische manuelle Ablauf
- Rechnungen aus mehreren Eingangskanälen zusammenführen
- Rechnungsdaten erfassen: Lieferant, Nummer, Datum, Beträge, Steuersätze
- Abgleich mit Bestellung und Wareneingang
- Weiterleitung zur sachlichen Prüfung, oft per E-Mail
- Nachfassen, wenn keine Rückmeldung kommt, anschließend Buchung und Ablage
Wo dabei Zeit und Geld verloren gehen
Verlorene Skonti
Rechnungen, die auf einem Schreibtisch oder in einem Postfach liegen bleiben, überschreiten die Skontofrist. Der Verlust fällt selten einzeln auf, in Summe aber deutlich.
Kein Überblick über den Stand
Wo eine Rechnung gerade liegt, weiß nur die Person, die sie zuletzt hatte.
Doppelte Erfassung
Dieselben Daten werden mehrfach eingegeben – einmal zur Prüfung, einmal zur Buchung.
Aufwand bei Prüfungen
Bei einer Prüfung muss der Freigabeweg nachträglich aus E-Mails rekonstruiert werden.
So sieht der automatisierte Ablauf aus
- Die App nimmt Rechnungen aus den vorhandenen Kanälen entgegen und liest die Rechnungsdaten aus.
- Ein Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang erfolgt automatisch; Abweichungen werden ausgewiesen statt stillschweigend übernommen.
- Der Freigabeweg startet automatisch und ist jederzeit einsehbar, inklusive Fristen und Erinnerungen.
- Zur Buchung entsteht ein Datensatz im Format Ihrer Buchhaltung – ohne erneute Eingabe.
Mögliche Anbindungen
- Übergabe an DATEV oder die vorhandene Finanzbuchhaltung als Exportdatei
- Abgleich gegen Bestell- und Wareneingangsdaten aus dem ERP
- Ablage im vorhandenen Dokumenten- oder Archivsystem
Typische Einsatzmöglichkeiten
- Unternehmen mit vielen Lieferantenrechnungen und Bestellbezug
- Betriebe mit mehrstufiger sachlicher Prüfung über Abteilungsgrenzen hinweg
- Organisationen, die Skontofristen bisher nicht zuverlässig einhalten
Vorgehen mit Apptimieren
Vier Schritte, zwei bis drei Termine bei Ihnen. Der Festpreis steht vor Entwicklungsbeginn fest.
- Erstgespräch – Sie beschreiben den Ablauf, wir sagen Ihnen, ob sich eine App dafür rechnet.
- Prozessaufnahme – wir sprechen mit den Personen, die den Ablauf heute machen.
- Entwicklung – nach der Hälfte der Zeit sehen Sie einen ersten lauffähigen Stand.
- Übergabe – kurze Einweisung, Dokumentation und Rechte am Ergebnis.
Häufige Fragen
Steckt hier KI in der Anwendung?
Beim Auslesen unstrukturierter Dokumente kann Texterkennung sinnvoll sein. Falls das in Ihrem Fall nötig ist, besprechen wir das vorher offen – inklusive der Frage, wie mit unsicheren Erkennungen umgegangen wird und welche Betriebskosten entstehen.
Ersetzt das unsere Buchhaltungssoftware?
Nein. Die App bereitet vor und übergibt strukturiert. Gebucht wird weiterhin in Ihrem System.
Was passiert bei Rechnungen ohne Bestellbezug?
Sie werden als solche gekennzeichnet und in den regulären Freigabeweg gegeben, statt den automatischen Abgleich zu blockieren.