Anwendungsfall
Angebotserstellung automatisieren
In vielen Betrieben entsteht ein Angebot, indem das letzte ähnliche gesucht, kopiert und überarbeitet wird. Das ist schnell gedacht und langsam gemacht – und birgt das Risiko, dass ein Preis von vorgestern stehen bleibt.
Ausgangssituation
Eine Anfrage kommt herein. Der Vertrieb sucht ein vergleichbares Angebot aus der Ablage, kopiert die Datei, passt Kundendaten, Positionen und Preise an und formatiert nach.
Preise, Konditionen und Textbausteine liegen an mehreren Stellen: in einer Preisliste, im ERP, in persönlichen Vorlagen und im Kopf erfahrener Kollegen.
Der typische manuelle Ablauf
- Vergleichbares Altangebot suchen und kopieren
- Kundendaten, Anschrift und Ansprechpartner austauschen
- Positionen anpassen, Preise und Rabatte nachschlagen
- Textbausteine und Konditionen aktualisieren
- Layout nachformatieren, PDF erzeugen, versenden und ablegen
Wo dabei Zeit und Geld verloren gehen
Hoher Zeitaufwand je Angebot
Typisch sind 45 bis 90 Minuten pro Angebot, bei komplexeren Anfragen deutlich mehr. Die Zeit fehlt im aktiven Vertrieb.
Veraltete Preise und Konditionen
Wer eine alte Datei kopiert, übernimmt auch alte Werte. Fällt es niemandem auf, geht das Angebot mit falscher Kalkulation hinaus.
Uneinheitliches Erscheinungsbild
Jeder arbeitet mit seiner eigenen Vorlage. Angebote sehen unterschiedlich aus, je nachdem, wer sie geschrieben hat.
Lange Reaktionszeit
Wenn ein Angebot zwei Tage braucht, entscheidet manchmal der schnellere Wettbewerber.
So sieht der automatisierte Ablauf aus
- Die Eckdaten der Anfrage werden über ein kurzes, geführtes Formular erfasst.
- Aktuelle Preise, Rabattstaffeln und Textbausteine zieht die App aus einer zentral gepflegten Quelle statt aus einer Altdatei.
- Das fertige Angebot entsteht im Unternehmenslayout, vollständig und einheitlich formatiert.
- Pflichtangaben werden vor der Erzeugung geprüft – fehlt etwas, meldet die App es vorher statt hinterher.
Mögliche Anbindungen
- Preis- und Artikeldaten als Export aus dem ERP oder als gepflegte Tabelle
- Ausgabe als PDF und optional als Datei für die Ablage oder das CRM
- Übernahme von Kundenstammdaten aus dem vorhandenen System, sofern eine Schnittstelle besteht
Typische Einsatzmöglichkeiten
- Betriebe mit konfigurierbaren Produkten und wiederkehrenden Positionsstrukturen
- Dienstleister mit standardisierten Leistungspaketen
- Vertriebsteams, in denen mehrere Personen Angebote schreiben und Einheitlichkeit gefragt ist
Vorgehen mit Apptimieren
Vier Schritte, zwei bis drei Termine bei Ihnen. Der Festpreis steht vor Entwicklungsbeginn fest.
- Erstgespräch – Sie beschreiben den Ablauf, wir sagen Ihnen, ob sich eine App dafür rechnet.
- Prozessaufnahme – wir sprechen mit den Personen, die den Ablauf heute machen.
- Entwicklung – nach der Hälfte der Zeit sehen Sie einen ersten lauffähigen Stand.
- Übergabe – kurze Einweisung, Dokumentation und Rechte am Ergebnis.
Häufige Fragen
Ersetzt das unser CRM?
Nein. Die App erzeugt das Angebotsdokument und greift dafür auf gepflegte Preis- und Textquellen zu. Ein vorhandenes CRM bleibt bestehen und kann angebunden werden.
Können wir Sonderfälle weiterhin frei formulieren?
Ja. Freitextfelder bleiben erhalten, wo sie fachlich nötig sind. Standardisiert wird nur das, was ohnehin jedes Mal gleich ist.
Wer pflegt die Preise?
Sie – an einer Stelle statt in vielen Vorlagen. Genau darin liegt der Unterschied zur heutigen Situation.