Anwendungsfall
Bestellungen automatisch erfassen und verarbeiten
Kunden bestellen selten so, wie es das eigene System braucht. Der Innendienst überträgt Positionen von Hand – jeden Tag, oft dutzendfach. Genau dieser Ablauf lässt sich klar abgrenzen und automatisieren.
Ausgangssituation
Bestellungen erreichen Sie über mehrere Wege und in unterschiedlichen Formaten: als Fließtext in einer E-Mail, als PDF-Anhang, als Excel-Datei oder über ein Kundenportal. Jeder Kunde hat sein eigenes Format, und keines davon passt direkt in Ihr Warenwirtschaftssystem.
Der Innendienst liest die Bestellung, sucht die passenden Artikelnummern heraus, überträgt Mengen und Preise ins ERP und legt die Datei anschließend im richtigen Ordner ab.
Der typische manuelle Ablauf
- Eingangs-Postfach sichten und Bestellungen von übriger Korrespondenz trennen
- Anhang öffnen, Positionen lesen, Artikelbezeichnungen des Kunden den eigenen Artikelnummern zuordnen
- Mengen, Preise und Konditionen manuell ins ERP eintippen
- Sonderfälle klären: unbekannte Artikel, abweichende Mengeneinheiten, fehlende Angaben
- Auftragsbestätigung erzeugen und versenden, Datei ablegen
Wo dabei Zeit und Geld verloren gehen
Zeit, die täglich anfällt
Die Erfassung dauert pro Bestellung typischerweise fünf bis zehn Minuten. Bei vierzig Bestellungen am Tag summiert sich das auf mehrere Stunden, verteilt auf mehrere Personen.
Übertragungsfehler
Wo Zahlen von Hand übertragen werden, entstehen Zahlendreher und übersehene Positionen. Die Folge sind Rückfragen, Fehllieferungen und Gutschriften.
Abhängigkeit von Personen
Wer die Sonderregeln einzelner Kunden im Kopf hat, ist schwer zu vertreten. Bei Urlaub oder Krankheit stockt die Erfassung.
Verzögerte Auftragsbestätigung
Bestellungen, die nachmittags eingehen, werden oft erst am Folgetag erfasst. Der Kunde merkt das.
So sieht der automatisierte Ablauf aus
- Die App nimmt die eingehende Datei entgegen – per Mailpostfach, Upload oder Ablageordner.
- Positionen werden ausgelesen und gegen Ihren Artikelstamm abgeglichen, inklusive kundenspezifischer Bezeichnungen und Mengeneinheiten.
- Eindeutige Bestellungen werden als importfertiger Datensatz für Ihr ERP ausgegeben.
- Nicht eindeutige Fälle landen in einer Prüfliste. Ein Mensch entscheidet nur noch über die Ausnahmen, nicht mehr über jede Position.
- Jede Zuordnungsregel ist hinterlegt und nachvollziehbar – Sie können jederzeit prüfen, warum ein Artikel so zugeordnet wurde.
Mögliche Anbindungen
- Dateiaustausch über einen definierten Ordner oder ein Mailpostfach – der Regelfall, weil er ohne Eingriff in bestehende Systeme funktioniert
- CSV- oder XML-Import in das vorhandene Warenwirtschafts- oder ERP-System
- Direkte Anbindung über eine vorhandene Schnittstelle, sofern Ihr System eine anbietet
Typische Einsatzmöglichkeiten
- Großhandel mit wiederkehrenden Bestellungen von Stammkunden
- Fertigungsbetriebe mit Rahmenverträgen und Abrufen
- Betriebe, die Bestellungen aus Kundenportalen exportieren und weiterverarbeiten müssen
Vorgehen mit Apptimieren
Vier Schritte, zwei bis drei Termine bei Ihnen. Der Festpreis steht vor Entwicklungsbeginn fest.
- Erstgespräch – Sie beschreiben den Ablauf, wir sagen Ihnen, ob sich eine App dafür rechnet.
- Prozessaufnahme – wir sprechen mit den Personen, die den Ablauf heute machen.
- Entwicklung – nach der Hälfte der Zeit sehen Sie einen ersten lauffähigen Stand.
- Übergabe – kurze Einweisung, Dokumentation und Rechte am Ergebnis.
Häufige Fragen
Funktioniert das auch, wenn jeder Kunde ein anderes Format schickt?
Ja, genau dafür ist die Lösung gedacht. Je Kunde wird einmalig eine Zuordnungsregel hinterlegt. Neue Kunden kommen über dieselbe Maske dazu, ohne dass die Anwendung angepasst werden muss.
Was passiert bei Bestellungen, die nicht eindeutig sind?
Sie landen in einer Prüfliste statt im Import. Die Anwendung entscheidet nie im Zweifel selbst – der Mensch bleibt an genau den Stellen zuständig, an denen Urteilsvermögen nötig ist.
Müssen wir unser ERP austauschen?
Nein. Die App setzt neben Ihrem System an, nicht an dessen Stelle. In vielen Fällen genügt eine importfertige Datei im Format, das Ihr System ohnehin lesen kann.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Von der Prozessaufnahme bis zur ersten lauffähigen Version vergehen typischerweise vier bis sechs Wochen. Ihr eigener Zeitaufwand beschränkt sich auf zwei bis drei Termine.