Anwendungsfall
Wiederkehrende Berichte und Auswertungen automatisieren
Der Monatsbericht ist fertig, wenn eine bestimmte Person Zeit hatte. Das ist der eigentliche Befund – nicht der Aufwand, sondern die Abhängigkeit.
Ausgangssituation
Auswertungen entstehen, indem Daten aus mehreren Systemen exportiert, in einer Excel-Datei zusammengeführt, aufbereitet und formatiert werden.
Die Datei ist über Jahre gewachsen. Sie enthält Formeln, die niemand mehr vollständig überblickt, und funktioniert zuverlässig nur in den Händen einer Person.
Der typische manuelle Ablauf
- Exporte aus den beteiligten Systemen ziehen
- Daten in die Sammeldatei kopieren, Spalten und Formate angleichen
- Formeln und Verknüpfungen prüfen, Fehler suchen
- Diagramme aktualisieren, Bericht formatieren und verteilen
Wo dabei Zeit und Geld verloren gehen
Der Bericht kommt zu spät
Wenn die Auswertung erst zur Monatsmitte vorliegt, ist sie zur Steuerung nur noch bedingt brauchbar.
Personenabhängigkeit
Fällt die zuständige Person aus, entfällt der Bericht oder wird fehlerhaft.
Nicht nachvollziehbare Logik
Gewachsene Formeln lassen sich kaum prüfen. Ob eine Zahl stimmt, glaubt man eher, als dass man es nachweist.
Wiederkehrender Aufwand
Ein halber bis ganzer Tag pro Monat, der jeden Monat erneut anfällt.
So sieht der automatisierte Ablauf aus
- Die App nimmt die Exporte entgegen und führt sie nach festen, dokumentierten Regeln zusammen.
- Plausibilitätsprüfungen laufen automatisch: fehlende Zeiträume, unerwartete Sprünge und leere Felder werden gemeldet.
- Der Bericht entsteht in gleichbleibender Struktur und im Unternehmenslayout.
- Die Berechnungslogik ist dokumentiert und prüfbar, nicht in Zellformeln versteckt.
Mögliche Anbindungen
- Verarbeitung vorhandener Exporte aus ERP, Zeiterfassung oder Buchhaltung
- Ausgabe als Excel-Datei, PDF oder beides
- Optionale automatische Verteilung an einen definierten Empfängerkreis
Typische Einsatzmöglichkeiten
- Monatliche Umsatz-, Kosten- und Leistungsauswertungen
- Wiederkehrende Berichte an Beirat, Bank oder Muttergesellschaft
- Kennzahlen, die heute in einer gewachsenen Sammeldatei entstehen
Vorgehen mit Apptimieren
Vier Schritte, zwei bis drei Termine bei Ihnen. Der Festpreis steht vor Entwicklungsbeginn fest.
- Erstgespräch – Sie beschreiben den Ablauf, wir sagen Ihnen, ob sich eine App dafür rechnet.
- Prozessaufnahme – wir sprechen mit den Personen, die den Ablauf heute machen.
- Entwicklung – nach der Hälfte der Zeit sehen Sie einen ersten lauffähigen Stand.
- Übergabe – kurze Einweisung, Dokumentation und Rechte am Ergebnis.
Häufige Fragen
Müssen wir Excel aufgeben?
Nein. Excel bleibt oft das richtige Ausgabeformat. Was entfällt, ist die manuelle Zusammenführung und die undurchsichtige Formellogik dahinter.
Was, wenn sich der Bericht ändert?
Anpassungen an Struktur oder Kennzahlen sind eingeplant. Kleinere Änderungen lassen sich über eine Wartungsvereinbarung abdecken, größere kalkulieren wir separat.
Brauchen wir dafür ein BI-System?
Für einen klar abgegrenzten, wiederkehrenden Bericht in der Regel nicht. Ein BI-Projekt lohnt sich, wenn viele Auswertungen interaktiv erkundet werden sollen – dann sagen wir Ihnen das auch.