Anwendungsfall
Interne Freigabeprozesse automatisieren
Freigaben per E-Mail funktionieren, solange niemand fragt, wo etwas gerade liegt. Sobald das jemand tut, beginnt die Suche.
Ausgangssituation
Urlaubsanträge, Investitionsfreigaben, Rabattgenehmigungen und Rechnungsprüfungen laufen als E-Mail durch das Unternehmen.
Es gibt keine gemeinsame Übersicht: Wer gerade zuständig ist, weiß niemand ohne Nachfrage.
Der typische manuelle Ablauf
- Antrag formlos oder per Formular stellen und an die vermutete Zuständigkeit senden
- Warten, nachfassen, gegebenenfalls erneut senden
- Weiterleitung an die nächste Stufe, häufig ohne festen Ablauf
- Ablage der Zustimmung im persönlichen Postfach der Beteiligten
Wo dabei Zeit und Geld verloren gehen
Freigaben versanden
Eine Mail geht in einem vollen Postfach unter. Erst die Nachfrage bringt den Vorgang wieder in Bewegung.
Unklare Zuständigkeit
Bei Vertretung oder Urlaub ist oft nicht geregelt, wer einspringt.
Kein belastbarer Nachweis
Wer wann zugestimmt hat, lässt sich nur mühsam aus E-Mail-Verläufen rekonstruieren – bei internen Kontrollen und Prüfungen ein reales Problem.
Lange Durchlaufzeiten
Tage vergehen mit Warten, nicht mit Bearbeiten.
So sieht der automatisierte Ablauf aus
- Ein einfaches Antragsformular ersetzt die formlose Mail.
- Die Freigabekette ist definiert, inklusive Vertretungsregelung und Eskalation nach Fristablauf.
- Alle Beteiligten sehen den aktuellen Stand, ohne nachzufragen.
- Erinnerungen laufen automatisch; der vollständige Verlauf ist dokumentiert und auswertbar.
Mögliche Anbindungen
- Benachrichtigung per E-Mail an die vorhandenen Postfächer
- Optionale Übergabe freigegebener Vorgänge an ERP oder Buchhaltung
- Export des Freigabeverlaufs für Prüfungen und interne Kontrollen
Typische Einsatzmöglichkeiten
- Investitions- und Beschaffungsfreigaben mit mehreren Genehmigungsstufen
- Rabatt- und Sonderkonditionsfreigaben im Vertrieb
- Alle wiederkehrenden Genehmigungen mit fester Zuständigkeitslogik
Vorgehen mit Apptimieren
Vier Schritte, zwei bis drei Termine bei Ihnen. Der Festpreis steht vor Entwicklungsbeginn fest.
- Erstgespräch – Sie beschreiben den Ablauf, wir sagen Ihnen, ob sich eine App dafür rechnet.
- Prozessaufnahme – wir sprechen mit den Personen, die den Ablauf heute machen.
- Entwicklung – nach der Hälfte der Zeit sehen Sie einen ersten lauffähigen Stand.
- Übergabe – kurze Einweisung, Dokumentation und Rechte am Ergebnis.
Häufige Fragen
Brauchen die Mitarbeitenden dafür eine Schulung?
In der Regel nicht. Wer heute einen Antrag per Mail stellt, kommt mit einem Formular und einer Statusübersicht ohne Einweisung zurecht. Zur Übergabe gibt es trotzdem eine kurze Einweisung.
Können wir mehrstufige Freigaben abbilden?
Ja. Stufen, Wertgrenzen, Vertretungen und Eskalationsfristen werden vorab mit Ihnen definiert und in der App hinterlegt.
Ist der Freigabeverlauf revisionssicher?
Der Verlauf wird vollständig protokolliert und ist exportierbar. Ob das Ihre konkreten Anforderungen an Revisionssicherheit erfüllt, klären wir vorab gemeinsam – das hängt von Ihrer Branche und Ihren internen Vorgaben ab.