So sieht das in der Praxis aus

Zwölf Abläufe, die wir immer wieder in mittelständischen Unternehmen finden. Zu den häufigsten gibt es eine ausführliche Seite mit Ausgangslage, automatisiertem Ablauf und möglichen Anbindungen.

Vertrieb

Bestellungen aus E-Mails in das Warenwirtschaftssystem

Ausgangssituation: Kunden bestellen per E-Mail – mal als Fließtext, mal als PDF, mal als Excel-Anhang. Der Innendienst überträgt die Positionen manuell ins ERP.
Bisheriger Aufwand: 5–10 Minuten pro Bestellung. Bei 40 Bestellungen am Tag rund fünf Stunden täglich, verteilt auf mehrere Personen.
Vereinfachte Lösung: Eine App liest die Positionen aus, gleicht Artikelnummern gegen die Stammdaten ab und erzeugt eine importfertige Datei. Nicht eindeutige Fälle landen in einer Prüfliste.
Nutzen: Der Erfassungsaufwand sinkt auf die Prüfung von Ausnahmen. Übertragungsfehler entfallen strukturell. Die Auftragsbestätigung geht am selben Tag raus.

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Vertrieb

Angebotsdaten strukturieren und Angebote erzeugen

Ausgangssituation: Angebote entstehen, indem ein früheres ähnliches Angebot gesucht, kopiert und überarbeitet wird.
Bisheriger Aufwand: 45–90 Minuten pro Angebot, mit permanentem Risiko veralteter Preise und falscher Konditionen.
Vereinfachte Lösung: Eckdaten über ein kurzes Formular erfassen, aktuelle Preise und Textbausteine aus einer gepflegten Quelle ziehen, fertiges Dokument im Unternehmenslayout erzeugen.
Nutzen: Angebotserstellung in 10–15 Minuten. Preise immer aktuell. Einheitliches Erscheinungsbild, unabhängig davon, wer das Angebot schreibt.

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Einkauf

Lieferantenlisten in unterschiedlichen Formaten zusammenführen

Ausgangssituation: Zwölf Lieferanten schicken Preis- und Bestandslisten in zwölf verschiedenen Strukturen – andere Spalten, andere Einheiten, andere Bezeichnungen.
Bisheriger Aufwand: Ein bis zwei Tage pro Monat für Sortieren, Umrechnen und Vereinheitlichen. Bei jeder Aktualisierung erneut.
Vereinfachte Lösung: Eine App mit hinterlegten Zuordnungsregeln je Lieferant. Datei hochladen, Ergebnis ist eine einheitliche Gesamtliste. Neue Lieferanten werden einmalig eingerichtet.
Nutzen: Aus zwei Tagen werden Minuten. Einkaufsentscheidungen basieren auf tagesaktuellen statt auf zwei Wochen alten Daten.

Backoffice

Interne Freigaben mit nachvollziehbarem Status

Ausgangssituation: Urlaubsanträge, Investitionsfreigaben, Rabattgenehmigungen und Rechnungsprüfungen laufen per E-Mail. Wer gerade zuständig ist, weiß niemand ohne Nachfrage.
Bisheriger Aufwand: Schwer messbar, aber allgegenwärtig: Nachfassen, Suchen im Postfach, Wartezeiten von Tagen wegen einer untergegangenen Mail.
Vereinfachte Lösung: Ein einfaches Antragsformular mit definierter Freigabekette. Jeder sieht den Stand, Erinnerungen laufen automatisch, der Verlauf ist dokumentiert.
Nutzen: Durchlaufzeiten sinken deutlich. Nachfragen entfallen. Bei Prüfungen ist die Freigabehistorie ohne Suche belegbar.

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Vertrieb

Formulareingänge von der Website in den Prozess überführen

Ausgangssituation: Anfragen über das Kontaktformular landen als E-Mail im Sammelpostfach und werden von dort gelesen, bewertet, weitergeleitet und in eine Excel-Liste übertragen.
Bisheriger Aufwand: 5–10 Minuten pro Anfrage. Anfragen bleiben liegen, wenn der Zuständige im Urlaub ist. Niemand weiß, wie viele unbeantwortet blieben.
Vereinfachte Lösung: Eine App nimmt die Anfrage strukturiert auf, ordnet sie nach hinterlegten Regeln zu, versendet eine Eingangsbestätigung und führt eine auswertbare Übersicht.
Nutzen: Keine Anfrage geht verloren. Reaktionszeiten werden messbar. Die Verteilung funktioniert auch bei Abwesenheit.

Backoffice

Wiederkehrende Dateiumwandlungen

Ausgangssituation: Für einen Großkunden, eine Behörde oder ein Portal müssen Daten regelmäßig in ein bestimmtes Format gebracht werden – feste Feldlängen, Trennzeichen, Pflichtangaben.
Bisheriger Aufwand: 2–4 Stunden pro Durchlauf, oft mit Nacharbeit, weil die Zielstelle die Datei wegen eines Formatfehlers zurückweist.
Vereinfachte Lösung: Eine App mit hinterlegter Formatvorgabe und vorgeschalteter Prüfung. Fehlende Pflichtfelder erscheinen vor dem Export, nicht nach der Ablehnung.
Nutzen: Der Vorgang dauert Minuten und ist beim ersten Versuch korrekt. Fristen werden zuverlässig gehalten.

Backoffice

Dokumente standardisieren

Ausgangssituation: Verträge, Protokolle, Prüfberichte oder Übergabedokumente entstehen aus persönlichen Vorlagen. Jeder hat seine eigene Version, teilweise Jahre alt.
Bisheriger Aufwand: 20–40 Minuten pro Dokument für Vorlagensuche, Kopfdaten und Formatierung – plus Korrekturen, weil eine veraltete Klausel verwendet wurde.
Vereinfachte Lösung: Eine App mit zentral gepflegten Vorlagen. Kurzes Formular ausfüllen, fertiges Dokument im aktuellen Stand und im Unternehmenslayout erhalten.
Nutzen: Einheitliche Dokumente, keine veralteten Inhalte. Rechtliche Änderungen werden an einer Stelle gepflegt und wirken sofort überall.

Personal

Stundenzettel und Leistungsnachweise auswerten

Ausgangssituation: Monteure und Projektmitarbeitende erfassen Zeiten auf Papier, in Apps oder per Foto. Die Übertragung in Abrechnung und Lohn erfolgt manuell.
Bisheriger Aufwand: Ein bis zwei Tage zum Monatsende. Rückfragen bei unleserlichen oder unvollständigen Angaben ziehen sich über Tage.
Vereinfachte Lösung: Strukturierte Erfassung direkt vor Ort auf dem Telefon, mit Plausibilitätsprüfung und automatischer Aufbereitung für Abrechnung und Lohnbuchhaltung.
Nutzen: Die Abrechnung verkürzt sich auf Stunden. Die Fakturierung erfolgt früher im Monat – das wirkt direkt auf die Liquidität.

Buchhaltung

Eingangsrechnungen vorbereiten

Ausgangssituation: Rechnungen kommen per Post, E-Mail und Portal. Sie werden gesichtet, geprüft, mit Bestellungen abgeglichen und zur Freigabe verteilt.
Bisheriger Aufwand: 5–15 Minuten pro Rechnung. Skontofristen verstreichen, weil eine Rechnung auf einem Schreibtisch lag.
Vereinfachte Lösung: Eine App liest die Rechnungsdaten aus, gleicht sie gegen Bestellungen ab und startet die Freigabe. Abweichungen werden ausgewiesen, der Rest läuft durch.
Nutzen: Skonto wird tatsächlich gezogen. Der Bearbeitungsaufwand konzentriert sich auf Abweichungen. Der Stand jeder Rechnung ist jederzeit sichtbar.

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Personal

Onboarding neuer Mitarbeitender

Ausgangssituation: Bei jeder Einstellung müssen Zugänge, Ausstattung, Einweisungen und Meldungen über Personal, IT, Fachabteilung und Buchhaltung hinweg koordiniert werden.
Bisheriger Aufwand: 3–5 Stunden pro Eintritt mit regelmäßigen Lücken – der Laptop ist da, der Systemzugang nicht.
Vereinfachte Lösung: Eine App erzeugt aus den Eckdaten alle Aufgaben, weist sie den zuständigen Stellen zu, überwacht Fristen und zeigt den Gesamtstatus.
Nutzen: Neue Mitarbeitende sind am ersten Tag arbeitsfähig. Nichts wird vergessen. Der Koordinationsaufwand sinkt auf die Eingabe der Eckdaten.

Buchhaltung

Wiederkehrende Auswertungen und Berichte

Ausgangssituation: Monatliche Auswertungen entstehen, indem Daten aus mehreren Systemen exportiert, in einer Excel-Datei zusammengeführt und formatiert werden.
Bisheriger Aufwand: Ein halber bis ganzer Tag pro Monat. Die Datei enthält Formeln, die niemand mehr vollständig versteht, und funktioniert nur bei einer bestimmten Person.
Vereinfachte Lösung: Eine App nimmt die Exporte entgegen, führt sie nach festen Regeln zusammen und erzeugt den fertigen Bericht in gleichbleibender Struktur.
Nutzen: Der Bericht liegt am ersten Werktag vor statt am zehnten. Er ist nicht mehr an eine Person gebunden und die Logik ist dokumentiert.

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Backoffice

Stammdaten pflegen und abgleichen

Ausgangssituation: Kunden-, Artikel- oder Lieferantenstammdaten existieren in mehreren Systemen. Änderungen werden an einer Stelle gepflegt und an anderen vergessen.
Bisheriger Aufwand: Laufende Nacharbeit, deren Umfang niemand kennt. Fehler zeigen sich verspätet – bei falschen Lieferadressen oder doppelten Datensätzen.
Vereinfachte Lösung: Eine App prüft die Bestände regelmäßig gegeneinander, meldet Abweichungen und Dubletten und verteilt Pflegeänderungen über einen definierten Weg.
Nutzen: Datenqualität wird messbar statt gefühlt. Fehler durch veraltete Stammdaten nehmen deutlich ab.

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Ihr Ablauf ist nicht dabei? Das ist die Regel, nicht die Ausnahme. Beschreiben Sie ihn uns in drei Sätzen – wir sagen Ihnen, ob sich eine App dafür lohnt. Auch wenn die Antwort Nein lautet.

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